Unternehmer haben seit dem 1. Januar 2014 die Pflicht, über eine Gelangensbestätigung für jeden Waren-Export innerhalb der EU (sog. Innergemeinschaftliche Lieferung) zu verfügen und diese zu archivieren. Die Finanzämter legen in der letzten Zeit immer mehr Wert darauf und lassen sich die Gelangensbestätigungen bei den Betriebsprüfungen aushändigen.
Nur wenn eine Gelangensbestätigung mit nachfolgenden Bestandteilen vorliegt, ist eine umsatzsteuerbefreite Rechnung in das EU-Ausland gerechtfertigt und wird von den Finanzämtern anerkannt. Allerdings gibt es hierfür keine einheitliche Form-Vorschrift. Man hat nun die Wahl für jeden Umsatz eine eigene Gelangensbestätigung oder alternativ eine Sammelbestätigung für Umsätze bis zu einem Quartal auszustellen.